Een succesvolle vergadering organiseren

Een belangrijke vergadering voor de boeg? Zorg dat je aan alles gedacht hebt!

Hoe goed je jouw presentatie ook hebt voorbereid, er blijven een aantal factoren die je vergadering alsnog zouden kunnen verstoren. Om te vermijden dat je genodigden ondanks al jouw inspanningen toch met een ontevreden gevoel vertrekken, denk je op voorhand best even na over het volgende:

Efficiënt vergaderen in het ClubHouse

1. Vlotte bereikbaarheid

De vergaderruimte moet vlot bereikbaar zijn. Niets zo vervelend als dat jouw eigen CEO te laat komt op de vergadering, omdat jouw routebeschrijving onduidelijk was.

Ga daarom op voorhand al eens naar de gekozen locatie. Zo kan je meteen ook nagaan of er op dat moment geen onvoorziene wegenwerken zijn en controleren of de GPS het adres wel correct aanduidt. Maak een duidelijk plannetje en geef dit tijdig door aan de genodigden.

Vergeet tenslotte niet te kijken of er voldoende parkeermogelijkheden zijn voor het aantal deelnemers dat je verwacht.

2. Voldoende voorzieningen

Wil je projecteren of een filmpje tonen? Test dan op voorhand de elektronica uit die je die dag zult nodig hebben. Probeer of je de beamer of het scherm vlot op je laptop aangesloten krijgt en of het beeld netjes op het scherm verschijnt. Ga zeker ook na of je geluid kan afspelen.

Weet hoeveel mensen je verwacht en zorg dat er genoeg stoelen en tafels zijn voor iedereen. Zorg voor schrijfgerei, papier en iets om te drinken, zodat je genodigden zich van bij het begin welkom voelen.

Tot slot check je best vooraf of je vergaderruimte niet te koud of te warm is. Om de volledige concentratie van je genodigden te garanderen, zorg je best voor een aangename temperatuur. 

Vertrouw op het ClubHouse

Wil je een perfecte vergadering organiseren? Vertrouw dan op ClubHouse. De volledig uitgeruste vergaderzalen maken van jouw vergadering een succes!

Bij Clubhouse Kontich heb je keuze uit maar liefst 14 vergaderzalen met verschillende capaciteiten, faciliteiten en mogelijkheden. Alle zalen zijn stijlvol ingericht, volledig uitgerust en voorzien van gratis Wifi. Je kan ook opteren voor vergaderzalen met flipcharts, LCD-schermen, SmartBoards of videoconferencing-apparatuur.

Bovendien is het ClubHouse makkelijk en snel bereikbaar. De centrale ligging tussen Mechelen en Antwerpen, dichtbij de afrit van de E19, is voor jouw genodigden ideaal.

Meer tips nodig?

Lees ook onze blogpost: Efficiënt vergaderen: onze beste tips

Perfecte vergadering organiseren met Clubhouse

Ontdek de zalen van Clubhouse