Efficiënt vergaderen: onze beste tips

Efficiënt vergaderen in het ClubHouse

Efficiënt vergaderen is leuk!

Efficiënt vergaderen is leuk omdat onderbouwde standpunten worden gepresenteerd, alle aanwezigen dragen hun steentje bij, zodat knopen kunnen worden doorgehakt en actiepunten worden opgesteld. Het gaat vooruit en levert een concreet resultaat op!

Veel bedrijfsculturen worden echter getroffen door zogenaamde ‘vergaderpollutie’: er wordt veel te vaak vergaderd en op een inefficiënte manier. Vergaderingen duren vaak veel te lang, hebben te weinig diepgang en na afloop heeft niemand nog een idee van wat er nu eigenlijk beslist werd en wat van hen verwacht wordt.

Vergaderen om te vergaderen is een zonde van ieders tijd. Inefficiënte vergaderingen kosten veel tijd en geld, en zorgen bovendien voor heel wat wrevel en onnodige stress. Daarom geven we je onze beste tips om efficiënt te vergaderen.

Efficiënt vergaderen in het ClubHouse

Efficiënt vergaderen – onze beste tips

1. Vergader alleen wanneer nodig

Vraag je kritisch af of een vergadering wel echt nodig is. Plan alleen een vergadering in, als er voldoende substantiële punten te bespreken zijn. Vraag je of de onderwerpen voldoende belangrijk zijn, of je over voldoende informatie beschikt om het te kunnen afhandelen, of het een meerwaarde biedt om het in groep te bespreken.

En stel jezelf daarbij ook eerlijk de vraag of sommige items niet makkelijker afgehandeld kunnen worden door ze op het intranet te zetten of via e-mail de betrokken personen snel te bevragen.

2. Nodig de juiste deelnemers uit voor de vergadering

Vergaderen met deelnemers die niet echt nodig zijn in het beslissingsproces van bepaalde agendapunten, kost de organisatie niet alleen veel geld, hun overbodige aanwezigheid en geringe inbreng doorbreekt ook de dynamiek van de vergadering. Nodig daarom enkel de noodzakelijke gesprekspartners uit.

Als voor de verschillende agendapunten verschillende mensen nodig zijn, dan kan je die erbij roepen wanneer nodig en terug laten vertrekken wanneer het topic afgehandeld is. Zo verliezen zij ook minder tijd.

3. Houd een duidelijk doel voor ogen

Als het doel van een vergadering op voorhand niet duidelijk is, schept dat hoogstwaarschijnlijk verkeerde verwachtingen bij de deelnemers. Wat dan weer leidt tot gebrekkige voorbereiding, warrige interacties en zelfs wrevel en frustratie omdat die verwachtingen niet worden ingelost.

Wat wil je precies bereiken? Wil je vooral informeren en moeten de deelnemers weinig voorbereiden en gewoon informatie ontvangen? Wil je met hen overleggen en moeten ze informatie aanbrengen en hun mening formuleren? Of wil je concrete beslissingen nemen over een bepaalde topic? Enkel met een duidelijk doel voor ogen is het mogelijk om efficiënt te vergaderen.

4. Stel een heldere vergaderagenda op en hou je eraan

Efficiënt vergaderen begint bij een duidelijke agenda. Zo is het voor iedereen duidelijk waar de vergadering over gaat.

Zorg ervoor dat iedereen de agenda ontvangen heeft vóor het begin van de vergadering, zodat alle aanwezigen goed voorbereid zijn en de kans krijgen om agendapunten toe te voegen. Vermeld per agendapunt wat besproken moet worden en waarom, wat het doel is, welke informatie daaromtrent beschikbaar is en hoeveel tijd je eraan wil besteden. Dat scheelt meteen al een pak vragen.

De agenda is er niet voor niets. Gebruik hem als referentiepunt en bewaak de agenda om inefficiënte tegen te gaan. Laat geen extra agendapunten toe die pas tijdens de meeting worden aangebracht. Deze zullen helaas moeten wachten tot een volgende vergadering.

5. Bereid de vergadering grondig voor

Niets is zo vervelend als onvoorbereide gesprekspartners tijdens een vergadering. Dit werkt contraproductief en is erg demotiverend voor de overige gesprekspartners die wel goed voorbereid in de vergadering zitten. Beloon dit negatieve gedrag dan ook vooral niet en trek geen extra tijd uit om deelnemers te laten doen wat eigenlijk vooraf diende te gebeuren.

Zorg er uiteraard wel voor dat iedereen zich goed kan voorbereiden. Bezorg hen de nodige informatie tijdig en geef aan wat er van hen verwacht wordt. Voorbereiding is essentieel om efficiënt te kunnen vergaderen.

efficiënt vergaderen tips

6. Kies een geschikte locatie en zorg voor aangename omstandigheden

Een aangename locatie is eveneens cruciaal om efficiënt te vergaderen. Veel zal immers afhangen van de omstandigheden waarin vergaderd wordt.

Kies een vlot bereikbare locatie, zodat je deelnemers niet te lang onderweg zijn of in frustrerende files hoeven te staan. Zorg voor een professioneel en rustig kader, waar jullie ongestoord kunnen werken. Kies een aangepaste opstelling van de zaal, zodat iedereen elkaar kan zien en er geen polarisatie voorkomen wordt. Zorg voor een kwalitatieve infrastructuur, waar alle technologie goed functioneert, je een scherm, beamer, bord of flip-chart ter beschikking hebt.

Het ClubHouse biedt 14 vergaderzalen met verschillende capaciteiten, faciliteiten en mogelijkheden om efficiënt te vergaderen.

7. Timing is of the essence

Op tijd beginnen en op tijd eindigen, dat is belangrijk om efficiënte te kunnen vergaderen. Hou je dus aan het afgesproken startuur en beloon laatkomers in geen geval door op hen te wachten. Begin je vergadering stipt op tijd en ga gewoon door wanneer laatkomers binnenkomen. Anders zullen mensen te laat blijven komen.

Bepaal op voorhand ook hoelang je bij een bepaald agendapunt wil blijven hangen. Let er ook op om tijdig iemand anders het woord te geven. Zo hou je de dynamiek van de vergadering in stand en blijven alle deelnemers bij de les.

Eindig ook zeker op tijd! Veel te vaak gaat een vergadering over de afgesproken tijd heen. Dit is tijd dat de deelnemers niet aan hun andere geplande taken kunnen besteden en leidt tot stress en ontevredenheid.

efficiënt vergaderen time management

8. Zorg voor een goed verslag van de vergadering

Een duidelijk verslag van de vergadering is nodig voor een efficiënte opvolging. Spreek af wie notities neemt en het verslag van de vergadering opstelt en verspreidt. Neem er ook een besluitenlijst en een actielijst in op, zodat achteraf voor iedereen duidelijk is wat er nu precies beslist werd, wie wat gaat doen en tegen wanneer, en welke verdere stappen er ondernomen zullen worden.

9. Eindig op een positieve noot

Het is maar een klein gebaar, maar het heeft zeker zijn impact! Uw deelnemers hebben tijd en energie geïnvesteerd in de vergadering, die ze even goed voor hun andere taken hadden kunnen gebruiken. Neem daarom op het einde van elke vergadering even de tijd om hen te bedanken voor hun aanwezigheid en bijdrage. Een blijk van appreciatie zal uw deelnemers motiveren om de volgende keer opnieuw zo efficiënt mogelijk te vergaderen.

In het ClubHouse kunt u uw gasten na afloop van de vergadering nog een hapje en een drankje aanbieden.

Efficiënt vergaderen in het ClubHouse

Het ClubHouse in Kontich biedt 14 vergaderzalen met verschillende capaciteiten, faciliteiten en mogelijkheden om efficiënt te vergaderen. Dankzij haar centrale ligging nabij de E19 tussen Antwerpen en Mechelen biedt het ClubHouse de ideale en professionele locatie om efficiënt te vergaderen.

Zoekt u een geschikte vergaderzaal in de buurt van Antwerpen? Bekijk dan alle informatie over onze verschillende vergaderzalen of kom eens langs. Wenst u specifieke informatie of heeft u vragen, aarzel dan niet om ons te contacteren. Wij geven u graag meer uitleg en zoeken samen de ideale vergaderzaal voor u uit!